WooCommerce voorraadbeheer: complete handleiding voor jouw webshop

Goed voorraadbeheer is cruciaal voor een betrouwbare webshop. Niets is zo vervelend voor een klant als een product bestellen dat achteraf toch niet leverbaar blijkt. Met het ingebouwde voorraadbeheer van WooCommerce houd je grip op je producten, voorkom je teleurstellingen en werk je efficiënter.

In deze handleiding neem ik je stap voor stap mee door alle onderdelen van WooCommerce voorraadbeheer. Je kunt dit artikel direct overnemen voor je eigen website.

voorraadbeheer inschakelen in WooCommerce

Voordat je per product voorraad kunt bijhouden, moet je voorraadbeheer globaal activeren.

Ga in je WordPress-dashboard naar:

WooCommerce → Instellingen → Producten → Voorraad

Hier zet je een vinkje bij Voorraadbeheer inschakelen. Zonder deze instelling werkt voorraadbeheer simpelweg niet.

Belangrijke instellingen op deze pagina

Op dezelfde pagina stel je een aantal zaken in die het gedrag van je webshop bepalen:

• Voorraad vasthouden (in minuten)
  Hiermee bepaal je hoe lang een product gereserveerd blijft bij een onbetaalde bestelling.

• Meldingen bij lage voorraad
  Je ontvangt automatisch een e-mail als de voorraad onder een bepaald niveau komt.

• Meldingen bij uitverkochte producten

• Drempelwaarde lage voorraad
  Bijvoorbeeld 5 stuks.

• Drempelwaarde uitverkocht
  Meestal 0.

• Uitverkochte producten verbergen
  Handig als je alleen leverbare producten wilt tonen.

• Voorraadweergave op de productpagina
  Je kunt tonen dat een product op voorraad is, bijna op is of niet leverbaar.

Deze instellingen vormen de basis van je voorraadbeheer.

Voorraad instellen bij een eenvoudig product

Zodra voorraadbeheer globaal actief is, kun je per product de voorraad beheren.

Ga naar Producten → Alle producten en open een product.
Scroll naar Productgegevens en ga naar het tabblad Voorraad.

Dit stel je hier in

• SKU (artikelnummer)
  Handig voor administratie of koppelingen met externe systemen.

• Voorraad beheren?
  Zet dit aan om WooCommerce automatisch voorraad te laten aftellen.

• Voorraadhoeveelheid
  Het aantal stuks dat je daadwerkelijk op voorraad hebt.

• Nabestellingen toestaan
  Je kunt kiezen uit:

  • Niet toestaan

  • Toestaan

  • Toestaan maar klant informeren

• Voorraadstatus
  Op voorraad, uitverkocht of nabestelling.

• Afzonderlijk verkocht
  Hiermee kan een klant maar één stuk per bestelling kopen.

Zodra een bestelling wordt afgerond, verlaagt WooCommerce automatisch de voorraad.

Voorraadbeheer bij variabele producten

Verkoop je producten met variaties, zoals maten, kleuren of uitvoeringen? Dan werkt voorraadbeheer per variatie.

Open een variabel product en ga naar het tabblad Variaties.

Zo pak je dit goed aan

• Open een variatie

• Zet Voorraad beheren aan

• Vul per variatie de juiste voorraad in

• Stel eventueel per variatie nabestellingen in

Dit is essentieel als bijvoorbeeld maat S nog op voorraad is en maat L niet. WooCommerce houdt dit netjes gescheiden bij.

Wat gebeurt er bij bestellingen en voorraad

WooCommerce past de voorraad automatisch aan op basis van de bestelstatus:

• In afwachting / On hold
  Voorraad wordt tijdelijk gereserveerd

• Verwerken / Voltooid
  Voorraad wordt definitief verminderd

• Geannuleerd / Mislukt
  Voorraad komt automatisch weer vrij

Dit voorkomt dubbele verkoop van dezelfde producten.

E-mailmeldingen en controle

Via WooCommerce → Instellingen → E-mails kun je controleren welke voorraadmeldingen actief zijn.
Zorg dat het juiste e-mailadres staat ingesteld, zodat jij of je klant tijdig wordt geïnformeerd.

Veelgemaakte fouten bij voorraadbeheer

Dit gaat in de praktijk vaak mis:

• Voorraadbeheer globaal vergeten aan te zetten

• Voorraad niet per variatie ingesteld

• Nabestellingen per ongeluk toegestaan

• Geen lage-voorraadmeldingen ingesteld

• Uitverkochte producten blijven zichtbaar terwijl dat niet gewenst is

Een korte check van je instellingen voorkomt veel gedoe.

Wanneer heb je extra plugins nodig?

Voor de meeste webshops is de standaardfunctionaliteit voldoende. Extra plugins zijn vooral interessant als je:

• Werkt met meerdere magazijnen

• Externe leveranciers koppelt

• Voorraad wilt synchroniseren met fysieke winkels

• Gedetailleerde voorraadrapportages nodig hebt

Begin altijd met de standaardinstellingen voordat je uitbreidt.

Samenvatting

Met WooCommerce voorraadbeheer houd je eenvoudig controle over je producten. Door voorraadbeheer globaal in te schakelen, per product of variatie de voorraad correct in te stellen en meldingen goed te configureren, voorkom je fouten en verbeter je de betrouwbaarheid van je webshop.

Dit is precies hoe voorraadbeheer bedoeld is: duidelijk, automatisch en overzichtelijk.