Gebruik jij, net als veel andere ondernemers, een gratis Gmail-adres (zoals jouwnaam@gmail.com) om ook je zakelijke e-mail te beheren? Grote kans dat je dan gebruikmaakt van de POP3-functie. Hiermee haalt Gmail automatisch de mailtjes op van jouw zakelijke server (bijvoorbeeld info@jouwdomein.nl) en plaatst ze in je privé-inbox.
Handig, gratis en overzichtelijk. Maar helaas: Google verandert de spelregels.
Google is begonnen met het uitfaseren van deze “Mail ophalen”-functie voor gratis accounts. Doe je niets? Dan blijft je zakelijke inbox binnenkort leeg. In dit artikel leg ik uit wat er aan de hand is, waarom Google Workspace eigenlijk de betere keuze is, en hoe je het – als je dat wilt – toch gratis kunt blijven oplossen.
Waarom stopt Google hiermee?
De stap van Google komt niet uit de lucht vallen. Er zijn eigenlijk twee belangrijke redenen waarom de tech-gigant afscheid neemt van POP3 in de consumentenversie van Gmail.
Ten eerste is er veiligheid. POP3 is een stokoud protocol (uit 1988!). Het is traag en technisch gezien minder veilig dan moderne standaarden. Ten tweede is er het verdienmodel. Laten we eerlijk zijn: Google ziet liever dat zakelijke gebruikers overstappen naar Google Workspace. En eerlijk is eerlijk: dat is ook een fantastisch product. Voor een vast bedrag per maand krijg je een professionele mailomgeving die stabieler, veiliger en gebruiksvriendelijker is dan de gratis variant (en in mijn ogen ook een stuk prettiger werkt dan Office 365).
Maar, niet elke ZZP’er of kleine ondernemer zit te wachten op maandelijkse abonnementskosten van €70,- of meer per jaar, puur voor een beetje e-mail.
De gratis oplossing: Van ‘Ophalen’ naar ‘Doorsturen’
Wil je niet betalen voor Workspace, maar wel alles in één inbox houden? Dan moeten we de techniek omdraaien. In de oude situatie speelde Gmail de postbode die de post kwam ophalen bij jouw hostingpakket. Nu dat niet meer kan, moet jouw hostingpakket de post direct gaan doorsturen (forwarden) naar Gmail.
Dit heeft twee voordelen:
Je hebt geen vertraging meer (forwarden gaat direct).
Je hostingpakket loopt niet vol, omdat de mail direct wordt doorgestuurd en niet lokaal wordt opgeslagen.
Let op: Het ‘Spam-gevaar’ bij doorsturen
Klinkt simpel, toch? Er is echter één grote “maar”. Google is tegenwoordig extreem streng op e-mail die wordt doorgestuurd.
Wanneer jouw klant een mailtje stuurt naar info@jouwdomein.nl, en jouw server stuurt dat door naar Gmail, ziet Google dat de afzender (de klant) en de verzendende server (jouw hosting) niet overeenkomen. Vaak denkt het spamfilter van Google dan onterecht: “Hé, dit is verdacht!” Het gevolg: mailtjes van potentiële klanten belanden in je spamfolder, zonder dat jij het doorhebt.
De truc: Het ‘Witte Lijst’ filter
Gelukkig kun je dit eenvoudig oplossen zonder technische kennis. Je moet Gmail éénmalig vertellen dat post die gericht is aan jouw zakelijke adres, altijd veilig is. Dit doe je door een filter aan te maken. Hiermee forceer je Gmail om deze berichten in je inbox te laten, ongeacht wat het automatische spamfilter ervan vindt.
Zo stel je dit in (Stappenplan):
- Log in op Gmail via je desktop of laptop (in de browser).
- Klik rechtsboven op het tandwiel en kies Alle instellingen bekijken.
- Ga naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen en klik op Nieuw filter maken.
- Vul bij het veld ‘Aan’ je eigen zakelijke e-mailadres in (bijv: info@jouwbedrijf.nl).
- Klik op Filter maken.
- Zet een vinkje bij: Nooit als spam markeren.
- Klik definitief op Filter maken.
Conclusie: Even instellen en weer doorgaan
De wijziging van Google is even vervelend, maar geen ramp. Je staat nu eigenlijk voor een keuze:
Kies je voor ultieme professionaliteit en zekerheid? Overweeg dan de overstap naar Google Workspace. Ja, het kost geld, maar je krijgt er een van de beste kantoorpakketten ter wereld voor terug.
Wil je de kosten laag houden? Laat je mailadres dan omzetten naar een forwarder en stel bovenstaand filter in. Zo blijft je hostingpakket schoon en mis je geen enkele lead.
Heb je hulp nodig bij het omzetten van je instellingen of twijfel je over Google Workspace? Neem even contact op, dan kijken we samen wat voor jou de slimste route is.
→ Hulp nodig bij je mailinstellingen?
Klik hier en meld het op onze supportpagina.
